“Uitzicht begint met inzicht” – Exact Online

Zomaar een greep uit de kreten van verschillende boekhoudsystemen. Allemaal bedacht om de ondernemer te helpen om de administratie zo eenvoudig mogelijk te maken. Maar laten we eerlijk zijn: een goed systeem is net als je favoriete gerecht. Zelfs met de beste ingrediënten en een goede keuken garandeert dat nog geen sterrenmaaltijd. Het is de combinatie van aandacht, de juiste handelingen én een goede planning die het verschil maken.

 

De Werkwijze en gebruik van een Systeem

Met andere woorden, het systeem heeft de nodige input nodig voordat het voor jou kan ‘denken’. Toen ik nog in loondienst werkte, kwam ik bij een bedrijf dat al enkele jaren met o.a. Exact Online werkte.
Klant- en leverancier gegevens stonden er netjes in, net als de artikelen. Er werden keurig netjes offertes, orders en facturen in opgesteld. Bij het verwerken van alle orders werden deze uitgedraaid en in een map gestopt.

De map was daarmee leidend voor o.a. het proces van leveringen, voorraadbeheer en facturatie. Elke dag kwam deze map weer tevoorschijn. Zodra de leverdatum naderde, werd de betreffende order uit de map gehaald, in het systeem opgeroepen en werd er een pakbon uitgedraaid. Dit proces herhaalde zich voor elke orderregel die uitgeleverd mocht worden.
De pakbon en orderbevestiging werden samen naar het magazijn meegenomen. Nadat de pakketjes waren ingepakt en klaargezet voor verzending, kwamen de orderbevestigingen weer terug naar kantoor. Per orderregel werd de order opgeroepen in het systeem en gefactureerd naar de klant.

Die laatste handeling, het oproepen van de order in het systeem en het versturen van de factuur, kostte ongeveer één minuut. Eén minuut voor één factuur.

 

Werken vanuit het Systeem

Al snel had ik uitgevogeld dat je een overzicht kon oproepen van alle verzonden orders. In dit overzicht kon je eenvoudig per regel aangeven of er een (verzamel)factuur gemaakt kon worden. Met één druk op de knop werden alle facturen naar de juiste klanten verzonden. Deze handeling kostte ook één minuut, maar nu voor alle facturen. Of ik nu 30, 60 of 100 facturen verzond, de verwerking kostte slechts één minuut. Dat scheelde al gauw uren per week.

De tijdwinst die dit opleverde, stelde mij in staat om ook naar andere handelingen te kijken, zoals verwerking pakbonnen, maar ook artikelbeheer en voorraadbeheer. Er kon nog veel meer uit het systeem gehaald worden.

In plaats van dat de ordermap leidend was, werd dit nu het systeem. De map verdween dan ook snel uit het dagelijkse werkproces.

 

De waarde van Innovatie

Elke kleine stap zorgde ervoor dat er al snel veel meer werk door dezelfde handen uitgevoerd kon worden.

Ervoor zorgen dat het systeem echt voor je gaat werken, betekent ook vaak dat je eerst nog gegevens dient aan te vullen. Voordat ik de facturatie echt met 1 druk op de knop kon versturen diende ik nog wel eerst te zorgen dat de juiste emailadressen van onze klanten in stonden. Daarnaast kom je ook vaak nog een hoop ‘ouwe meuk’ tegen die wat aandacht nodig heeft. Als deze eenmaal opgeruimd is, kun je pas echt goed aan de slag.

Wat een ruimte krijg je dan voor de volgende innovatie! 😉

Werken met een systeem betekend niet automatisch dat je daarmee ook slim gebruik maakt van alle mogelijkheden en middelen die ze bieden. De systemen veranderen. Er zijn regelmatig updates, efficiëntere mogelijkheden, nieuwe modules.

 

Kritisch kijken naar huidige Processen

Heb je al een paar jaar een systeem, maar loopt het nog niet helemaal? Ga dan eens kritisch kijken hoe dat werkproces verloopt. Heb je het maximale uit je systeem gehaald of kunnen processen nog eenvoudiger en efficiënter worden ingericht? Vaak zijn er door kleine aanpassingen grote stappen te maken.

Als je bijvoorbeeld werkt met Dynamics 365, is het systeem flexibel en kan het naar je eigen processen worden ingericht. Pas wel op dat je geen ‘kind met een waterhoofd’ creëert. (Of, om het vriendelijker te zeggen, zorg dat het systeem geen log en inefficiënt geheel wordt.)

Worden ook de updates nauwlettend in de gaten gehouden? Worden de processen kritisch bekeken? Of is het credo ‘we doen het al jaren zo’…

Voordat je extra medewerkers aanneemt, kijk eens of er niet slimmer gewerkt kan worden. Wat je al jaren doet, heeft jarenlang voor je gewerkt, maar sta eens open voor nieuwe mogelijkheden. Misschien kun je nog meer verwerken in dezelfde tijd. Wat zou dat kunnen betekenen voor jouw bedrijf?

Een systeem kan vaak meer voor je doen dan je denkt. En een goed ingericht systeem kan je helpen om te focussen op wat echt belangrijk is: groei en succes.

“Uitzicht begint met inzicht”- Exact Online 😉